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Apéros Agiles Montpellier

Apéro agile Montpellier de décembre 2021 : matrice des attentes

Le thème

Ce mois-ci, nous avons pratiqué un atelier nommé « matrice des attentes » ou « matrice des attendus ». Vous pouvez trouver plus d’informations sur cet atelier à cet endroit (atelier-collaboratif.com) ou encore ici (post LinkedIn de Jean-Christophe Pagès).

Ce sujet est celui qui avait obtenu le plus de votes sur le tableau Trello des apéros agiles. Plus d’infos sur le fonctionnement de nos apéros, c’est ici.

Le déroulement

De retour au distanciel suite aux dernières recommandations sanitaires, nous avons pu vivre cet atelier via un mix d’outils collaboratifs :

  • Gather pour la visio-conférence, car c’est un outil qui permet très facilement la répartition en sous-groupes et la possibilité pour tout le monde de naviguer d’un sous-groupe à l’autre ;
  • Mural pour le tableau collaboratif construit en séance.

En cette période précédant les fêtes, l’histoire de départ était (en accéléré) la suivante.

Le Père Noël a généralement une équipe qui travaille avec lui pour la distribution des cadeaux. Mais malheureusement cette année, son équipe ne pourra pas assurer cette mission ! En urgence, vous voilà prêts à prendre leur place. Cinq rôles sont prévus : le Père Noël, la Mère Noël, les lutins, les rennes et la Poste. Comment allez-vous vous répartir les tâches ? Quelles sont les activités que chacun de ces groupes devrait accomplir ?

L’atelier a été découpé en plusieurs étapes :

  1. répartition des participants dans différents groupes, chaque groupe se mettant dans la peau d’un des rôles prévus ;
  2. temps d’échange au sein de chaque groupe (environ 15 minutes) avec l’objectif de répondre à la question : qu’attend-on de la part de tous les autres groupes dans le cadre de notre mission ? qu’est-ce que chacun des groupes devrait faire ?
  3. retour de tous les groupes dans la « salle principale » et partage des attendus de chaque groupe envers les autres ;
  4. clarification des attentes pas forcément bien exprimées ou comprises ;
  5. retour de chaque groupe dans sa zone de travail et réflexion quant aux attentes exprimées par les autres groupes envers eux, afin d’identifier celles sur lesquelles nous sommes en désaccord.

La dernière étape qui n’a pas été réalisée afin de pouvoir profiter d’un temps d’échange plus loin consistait normalement à faire discuter ensemble les groupes en désaccord, afin de trouver un terrain d’entente.

Au fur et à mesure des différentes étapes, les groupes ont construit collaborativement un tableau de management visuel :

Cliquez sur l’image pour la voir en pleine résolution

La vision en lignes et en colonnes est très pratique, car elle permet de visualiser « tout ce qu’on attend de nous » (en colonnes), « ce que nous attendons de tout le monde » (en lignes), « ce que le groupe X attend de nous » (à l’intersection d’une ligne et d’une colonne).

Le management visuel nous permet, par exemple en changeant la couleur des post-its, d’identifier très rapidement les points de désaccord entre les groupes, facilitant leur traitement. L’objectif est justement de se mettre d’accord, donc de transformer les post-its rouges en post-its jaunes par le biais des échanges.

Nous avons pu échanger sur la mise en pratique de cet atelier en conditions réelles. Il est important :

  • de prendre le temps (compter bien 2 heures pour un groupe d’une dizaine de personnes) ;
  • d’avoir un facilitateur ou une facilitatrice dédié.e (permet de prendre du recul et de ne pas se focaliser sur « ses » activités) ;
  • de comprendre qu’on ne règlera pas forcément tous les désaccords en séance (au moins, ils sont identifiés, et les groupes concernés peuvent les résoudre ultérieurement).

Cette matrice peut aussi évoluer au fil de la vie de l’équipe qui doit travailler ensemble, afin de toujours être à jour vis-à-vis du mode de fonctionnement de l’équipe.

Merci à toutes et tous !

Nous étions entre 15 et 18 personnes selon les moments dans ce dernier atelier de l’année. L’équipe d’organisation voudrait remercier toutes les personnes présentes pour leur implication, leur bonne humeur et leurs nombreuses contributions pour rendre cet apéro encore plus intéressant !

Et nous vous souhaitons de passer de très bons moments en cette fin d’année 2021. A l’année prochaine !

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